Na podstawie podpisanych z organizacjami związków zawodowych Aneksów nr 1 i 2 do "Porozumienia zawartego w dniu 20 grudnia 2004 r. pomiędzy Zarządem Kompanii węglowej S.A. a organizacjami związków zawodowych - tekst jednolity na dzień 19 grudnia 2011r." wprowadzono do "Porozumienia ... " nowe załączniki:

• Załącznik nr 14 - "Bezpłatny węgiel dla emerytów, rencistów i innych uprawnionych osób",
• Załącznik nr 15 - "Deputat węglowy dla pracowników" określające nowe zasady realizacji deputatu węglowego dla ww. osób jakie w szczególności będą obowiązywać od 2013 roku.

W wyniku podpisanych Aneksów wydane zostało Zarządzenia Prezesa Zarządu Kompanii Węglowej S.A. zgodnie z którym zaplanowano wdrożenie oprogramowania wspomagającego realizację deputatów węglowych dla pracowników, emerytów, rencistów i innych uprawnionych osób poprzez talony elektroniczne.

Jego zadaniem jest także przygotowanie oprogramowania do ewidencjonowania pozostałych świadczeń socjalnych dla wszystkich emerytów, rencistów i innych osób uprawnionych, nie będących czynnymi pracownikami KW S.A. Głównymi założeniami do nowego systemu jest:

1. Wprowadzenie centralnej kartoteki zawierającej dane pracowników oraz emerytów, rencistów i innych osób uprawnionych do deputatu węglowego.
2. System deputatów będzie jednolity dla wszystkich Oddziałów KW S.A..
3. Rejestracja w systemie deklaracji osób uprawnionych, określających sposób realizacji deputatu oraz wniosków o przeliczenie rekompensaty.kwotowej na równowartość tonażu w wybranym sortymencie.
4. Realizacja deputatu węglowego na podstawie elektronicznych talonów, które będą przesyłane do Systemu Sprzedaży zadeklarowanej kopalni Kompanii Węglowej S.A. System będzie drukować potwierdzenia zlecenia realizacji deputatu węglowego zawierające indywidualny numer równoznaczny z przesłanym zleceniem elektronicznym.
5. Umożliwienie obsługi świadczeń socjalnych emerytów i rencistów w celu prawidłowego rozliczenia kwoty wolnej od podatku.
6. Udostępnienie możliwości planowania zasobów węglowych na cele deputatowe.

System ma zostać wdrożony do użytkowania jeszcze w bieżącym roku tak aby realizacja deputatu węglowego od 2013 roku była wyłącznie obsługiwana przez system elektroniczny. Wprowadzenie nowego trybu realizacji deputatów wiązać się będzie z istotnymi zmianami realizacji deputatu a w szczególności:

1. Ważność talona elektronicznego będzie wynosić 1 miesiąc.
2. Pracownicy, którzy w 2013 r. będą chcieli zrealizować deputat węglowy w naturze będą zobowiązani do złożenia nowych deklaracji węglowych, w których zadeklarować muszą liczbę ton w naturze, proponowany miesiąc realizacji, kopalnię realizującą talony, ewentualny zamiennik do węgla sortymentu orzech, zamiar realizacji rekompensaty pieniężnej w formie zamiennika do węgla sortymentu orzech (deklaracja jest w trakcie opracowania).

Zakłada się wstępnie, że deklaracje węglowe pracownicy będą zobowiązani złożyć do 30 listopada 2012 r. tak aby można było dokonać ich wprowadzenia do systemu oraz zbilansować zadeklarowane potrzeby dla poszczególnych kopalń, Wzór deklaracji zostanie przesłany do Oddziałów w terminie do 31.10.2012 r.

Przypominamy wszystkim pracownikom, iż deputat węglowy za rok 2012 musi w całości być zrealizowany w bieżącym roku.