Polska Grupa Górnicza uruchomiła innowacyjny System Informacji Pracowniczej. Każdy pracownik może drogą elektroniczną zadać pytanie dotyczącego jego zatrudnienia i otrzyma możliwie najszybszą odpowiedź. To pierwsze tego typu rozwiązanie w górnictwie.

Polska Grupa Górnicza systematycznie rozwija system komunikacji z pracownikami wykorzystując do tego celu komputery, smartfony oraz sieci informatyczne. Najnowszym rozwiązaniem wdrożonym w PGG jest System Informacji Pracowniczej, który umożliwia wszystkim pracownikom zadanie pytania drogą elektroniczną i otrzymanie tą samą drogą możliwie jak najszybszej odpowiedzi od pracodawcy. Pytania mogą dotyczyć m. in., spraw kadrowych, socjalnych, czy wynagrodzenia. Już w pierwszych dniach uruchomienia Systemu Informacji Pracowniczej cieszył się on ogromnym zainteresowaniem. Pracownicy PGG zadali około 100 pytań dotyczących m. in. przepracowanych dniówek, daty nabycia uprawnień emerytalnych, terminu wykonania badań okresowych, czy możliwości odbycia dodatkowych kursów i szkoleń.

- Uruchomienie systemu informacji jest wyrazem naszego szacunku do pracowników. Chcemy, aby otrzymywali oni potrzebne informacje szybko i w sposób profesjonalny z wykorzystaniem dynamicznie rozwijających się narzędzi informatycznych i technologii komunikacyjnych – mówi Tomasz Rogala, prezes PGG.

Do stworzenia Systemu Informacji Pracowniczej wykorzystano funkcjonujący już w PGG od ponad dwóch lat Portal Pracownika, dodając do niego nową funkcjonalność - „komunikacja”. Portal po zalogowaniu się z każdego komputera umożliwia pracownikowi sprawdzenie informacji związanych m. in. z paskami zarobkowymi, ilością wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, czy stażu pracy, od którego zależą różne uprawnienia.

Elektroniczny System Informacji Pracowniczej to także ogromna oszczędność czasu dla pracowników. Dotychczas pracownik mógł uzyskać potrzebne mu informacje kadrowe tylko w czasie godzin pracy administracji, czyli od godz. 7 do 15. Musiał przyjść osobiście lub skorzystać z drogi telefonicznej. Obecne rozwiązanie eliminuje te mankamenty. Pytanie można zadać o każdej porze, także w dni wolne od pracy. W Centrali PGG S.A., kopalniach i zakładach powołano operatorów systemu, którzy nadzorują jego funkcjonowanie. Są oni wspomagani przez pracowników różnych służb administracyjnych, tak aby w miarę posiadanych możliwości odpowiedź na pytanie była kompleksowa i pełna.

Za pośrednictwem Systemu Informacji Pracowniczej pracownik może zwrócić się także o przygotowanie niezbędnego mu do różnych celów dokumentu, np. zaświadczenia pracy. Pracownik pisze jaki dokument potrzebuje, a operator systemu informuje go kiedy i gdzie dokument można odebrać. W szczególnych sytuacjach, dokument będzie przesyłany na wskazany przez pracownika adres.

System Informacji Pracowniczej będzie cały czas rozbudowywany, tak aby w sposób elektroniczny załatwiać większość spraw pracowniczych w PGG. Spółka dostrzega bowiem, że większość pracowników PGG to ludzie młodzi, dla których komunikacja elektroniczna jest naturalna.

Dynamiczny rozwój narzędzi informatycznych i technologii informacyjno-komunikacyjnych umożliwia coraz szersze ich wykorzystanie w każdym obszarze działalności przedsiębiorstw. Powszechna dostępność do komputerów, smartfonów, sieci informatycznej oraz Internetu pozwala uruchamianie mechanizmów, które mogą wspomagać także procesy dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi. Polska Grupa Górnicza SA wykorzystuje te instrumenty w coraz szerszym zakresie. Najnowszym zastosowanym rozwiązaniem jest wdrożenie Systemu Informacji Pracowniczej. Do jego stworzenia wykorzystano funkcjonujący już od ponad dwóch lat Portal Pracownika, dodając nową funkcjonalność - „Komunikacja”. Umożliwia ona pracownikowi przedstawienie pracodawcy pytania dotyczącego jego indywidualnej sprawy. Tą samą drogą, elektroniczną pracownik otrzymuje odpowiedź na swoje pytanie. Z doświadczenia wiemy, iż pomimo tego, że w Portalu Pracownika pracownik ma do dyspozycji wiele informacji dotyczących jego zatrudnienia, np. może sprawdzić paski zarobkowe, ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, czy też sprawdzić bieżący staż pracy, od którego zależą różne uprawnienia, to czasem pojawiają się wątpliwości interpretacyjne i niezbędne są dodatkowe wyjaśnienia.

Dotychczas, praktycznie rzecz biorąc, pracownik mógł je uzyskać tylko w czasie godzin pracy pracowników administracji, czyli w godzinach od 7:00 do 15:00. Musiał przyjść osobiście lub skorzystać z drogi telefonicznej, czasem trudnej do realizacji. Czasem, żeby zdążyć musiał się spieszyć, przyjść odpowiednio wcześniej do pracy lub załatwiać sprawy po jej zakończeniu. W przypadku zatrudnienia na niektórych zmianach (np. 18:30) musiał specjalnie przybyć do zakładu. Obecne rozwiązanie te mankamenty eliminuje. Pytanie można przedstawić o każdej porze, także w dni wolne od pracy.

W Centrali PGG S.A., kopalniach i zakładach powołano operatorów systemu, którzy nadzorują jego funkcjonowanie. W związku z tym, że zakres przedstawionych pytań może być różny (np. sprawy kadrowe, socjalne, czy dotyczące wynagrodzenia) są wspomagani przez pracowników różnych służb, tak aby w miarę posiadanych możliwości odpowiedź na pytanie była kompleksowa i pełna. Przedstawienie pytania może także polegać na prośbie pracownika o przygotowanie niezbędnego mu do różnych celów dokumentu, np. zaświadczenia pracy. Te przedsięwzięcia można zrealizować obecnie bez konieczności osobistej wizyty pracownika. Pracownik pisze jaki dokument potrzebuje, a operator systemu informuje go kiedy i gdzie dokument można odebrać. W szczególnych sytuacjach, dokument także można przesłać na wskazany przez pracownika adres. W niektórych przypadkach przygotowanie dokumentu jest możliwe dopiero po uzyskaniu od pracownika dodatkowych wyjaśnień lub otrzymanie od niego dodatkowych dokumentów. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji, ich wyjaśnianie także może odbywać się na drodze elektronicznej.

Zasady funkcjonowania systemu są sprecyzowane w specjalnie przygotowanym regulaminie, tak aby funkcjonował on najbardziej sprawnie jak to możliwe. To dopiero początek. System będzie cały czas rozbudowywany, aby w ten sposób załatwiać większość spraw pracowniczych. Tym bardziej dlatego, iż większość naszych pracowników, to osoby młode, które nie pamiętają czasów, kiedy możliwości komunikowania elektronicznego nie było. Dla nich to norma, a tradycyjne formy uważają za anachroniczne.

źródło: nettg.pl, fot.: Maciej Dorosiński